Ka(r)tica za sve?

Prošli ponedjeljak sam rano ujutro sva pospana stigla do ulaznih vrata našeg poduzeća. Počela sam razmišljati o tome je li mi prst dovoljno vlažan i topao kako bi biometrijski čitač mogao pročitati moj otisak prsta i otvoriti vrata.

Tada je sva vesela došla Arnela, naša programerka koja još studira. Otvorila je torbicu i već je u ruci imala iksicu - SmartX studentsku karticu. Približila je karticu čitaču i odmah se čulo piiip, koji najavljuje slobodan prolaz i otvaranje vrata. Nije mi bilo jasno kako se uspjela registrirati iksicom, a ona se samo nasmiješila i rekla: "Znaš, mi smo hakeri."

Tek sam se kasnije sjetila da je naše cloud rješenje za evidenciju radnog vremena kompatibilno sa, na primjer, kontrolom pristupa Tehnološkog parka u Ljubljani.

U Ljubljani koriste neku gradsku karticu zvanu Urbana za naš klasičan sustav za evidenciju radnog vremena. A sudci i tužitelji upotrebljavaju karticu za bespapirno potpisivanje dokumenata za isti taj sustav za evidenciju radnog vremena.

Na nekoliko fakulteta u Hrvatskoj instalirali smo sustav koji pomoću iksice bilježi prisutnost studenata na predavanjima što je prikladno za realniji izračun bodova za pristupanje ispitu.

Ideja je da RFID tehnologija učini naš život jednostavnijim, što znači da se razvoj trudi kako bismo na kraju imali samo jednu karticu za više namjena. A zašto za sada još nije tako i zašto se još uvijek događa da neku od kartica nije moguće pročitati bilo kojim čitačem?

RFID funkcionira na način da se, kada približimo karticu čitaču, stvori mali električni tok. Tako kartica čitaču počne javljati informacije. U kojem je obliku ta informacija, ovisi od proizvođača čitača i kartica. Zbog toga nisu sve kartice kompatibilne sa svim čitačima. To je kao da Vam netko priča na kineskom jeziku, a Vi ga ignorirate.

Ako dođete u situaciju da imate karticu. a ne znate je li kompatibilna s nekim rješenjem, najjednostavnije je da poduzeću koje vam nudi rješenje javite koju vrstu kartice imate. Oni će provjeriti je li rješenje kompatibilno te, ako nije, osigurat će Vam čitač koji čita baš Vaše kartice.

Ako Vam se to čini prekomplicirano, javite nam se, na kraju krajeva, mi imamo Arnelu.

Ima li evidencija radnog vremena u manjim tvrtkama smisla?

Odnos prema evidenciji radnog vremena u manjim poduzećima je kao i odnos prema Gibonniju. Ili ga volite ili Vam je bezveze. No ako malo bolje pogledamo, je li zaista bezveze?

Veće tvrtke prisiljene su na donošenje odluke o uvođenju evidencije jer im administracija oko radnog vremena zaposlenika oduzima toliko vremena da dolaze do pitanja da li zaposliti ljude koji će pretipkavati odrađene sate u računalo koje će zatim pretvarati u podatke za obračun plaća ili da radije kupe IT opremu. Pošto je u Hrvatskoj trošak plaća velik, većina ih se odluči za drugu opciju.

 

Zašto se manja poduzeća odlučuju za uvođenje elektronske evidencije radnoga vremena?

• Manje sati potrošenih na pripremu podataka za isplatu plaće: U manjim poduzećima radna mjesta su raznolika. Jedna osoba često obavlja funkcije više radnih mjesta (tajnica obavlja i marketing, prodajnu asistenciju, piše ponude,  podrška je strankama i dr.). Stoga poduzeću puno znači ako se osoblje fokusira na profitabilne radne zadatke. U jako malim poduzećima, gdje sate obračunava čak direktor, ušteda na vremenu je još utoliko dragocjenija.

• Kraj istraživanjima tko je i kada bio na poslu te tko je trenutno prisutan: Elektronska evidencija transparentan je pokazatelj poslodavcu, kao i zaposlenicima, kada su bili na poslu, koliko su sati odradili, koliko je prekovremenih sati ostvareno. Dogodi nam se ponekad da se mnogi sukobi između poslodavca i zaposlenika uvođenjem evidencije riješe, pošto podaci o tome koliko sati zaposlenici odrade i kada, nisu više stvar osjećaja i intuicije. Modernim sustavom za evidenciju nadređeni može u svakom trenutku, od bilo kuda (putem mobilnog telefona, interneta), vidjeti tko trenutno radi. Moguće je provjeriti na kojoj se lokaciji zaposlenik registrirao što je praktično za terenske radnike.

• Nema više čekanja da direktor dođe u ured potpisati odsutnost: Pregled nad tim tko kada ima najavljen dopust, službeni put ili bolovanje, u manjim je poduzećima često omogućen preko excel tablica. Ako poduzeće nalaže najavu odsutnosti, papiri za odobrenje nakupljaju se kod direktora i uzrokuju nelagodu. Elektronska evidencija omogućuje elektronsku najavu odsutnosti te njihovo odobravanje.

• Eliminacija dolazaka u poduzeće za terenske radnike samo iz razloga nadzora: Za poduzeća koja imaju terenske radnike omogućeno je registriranje na terenu putem pametnog mobitela (Android ili iOS), prilikom čega aplikacija pamti lokaciju s koje je obavljeno registriranje. Stoga više nema potrebe da se terenci vraćaju u poduzeće kako bi se odjavili s posla. Na taj način dobiva se na uštedi vremena i živaca zaposlenih.

• Mogućnost evidentiranja fleksibilnog radnog vremena: Rad u manjim tvrtkama (gdje su nerijetko i mlađi ljudi) često je fleksibilan, što znači da zaposlenici povremeno rade od kuće, na različitim lokacijama. Sustavi za evidenciju radnog vremena prate evoluciju radnih praksi te je stoga omogućeno evidentiranje na više različitih načina.

Predrasude da evidencija radnog vremena uništava dobar odnos u poduzeću sve češće su nadjačane prednostima i olakšanjima koje ona donosi. Osjećaj da je evidencija samo kontrola zaposlenika, zbog prilagođavanja razine prava za svakog zaposlenika ili grupu, nakon uvođenja brzo nestaje.

Načini registracije radnog vremena

Koje su mogućnosti za preuzimanje podataka o dolascima i odlascima s posla, pauzama za ručak, službenim odsustvima? Posebno ću se osvrnuti na mogućnosti koje omogućuju identifikaciju i praćenje promjena načina rada (ured, terenski rad i klizno radno vrijeme).

Napredne tvrtke ukazuju kako je evidencija radnog vremena neizostavni alat i omogućuje uvid u količinu i cijenu rada. U svom radu s poslovnim čelnicima, zaposlenicima ljudskih resursa i IT odgovornim osobama, često se suočavam s pitanjem kako implementirati učinkovito rješenje koje je ujedno i jednostavno za uporabu, kako za korisnike, tako i za administratore. Politika i narav tvrtke odredit će koji način registracije najbolje odgovara poslovanju:

Registracija preko terminala 

Za tvrtke u kojima zaposlenici rad obavljaju na uvijek istim mjestima, zasigurno će najbrže rješenje biti uporaba terminala za registraciju. Na takvom terminalu zaposlenici se registriraju RFID karticama ili RFID privjeskom za ključeve. Ponekad susrećem kupce koji su zabrinuti oko pitanja gubljenja kartice jer se neće moći prijaviti ni odjaviti s posla. Iskustvo pokazuje kako ljudi rijetko gube metalne ključeve, upravo jer je skupa s privjeskom na sigurnom. Poseban odnos imamo prema novcu te je stoga bankovna kartica u novčaniku potpuno i funkcionalno rješenje. Karticu za registraciju nije potrebno vaditi iz novčanika, već je dovoljno da je zaposlenik prisloni na terminal.

Registracija mobilnim telefonom

Mnoge tvrtke još uvijek zahtijevaju od svojih zaposlenika da prije odlaska na terenski rad dođu u tvrtku i registriraju se. Gubitak vremena i troškovi mogu se izbjeći putem registracije mobilnim telefonom. Preko mobilne mreže isporučuje se poruka o lokaciji na kojoj je izvršena registracija.

Dakle, administrator lako može na zemljovidu provjeriti registraciju zaposlenika na dosad nepoznatoj lokaciji. U područjima koja nisu pokrivena signalom, podaci o trenutku registracije priopćit će se čim mobilni telefon spojite na mrežu.

Online registracija

Treći način, u modernom dobu, osobito je prikladan za online registraciju putem prijenosnog računala ili tableta za ljude koji rade od kuće, u kafićima, za vikend i u različitim smjenama. Kako neke tvrtke žele spriječiti zlouporabu takve vrste registracije, ova suvremena aplikacija za upisivanje radnih sati opremljena je i komunicira putem IP brojeva što ograničava registraciju putem računala na određenoj lokaciji.

Bluetooth i NFC

U skoroj budućnosti, registracija putem pametnog telefona će prevladati i s toga se usmjerava razvoju Bluetooth Low Energy tehnologije, gdje se mobilni telefon odaziva na Bluetooth signal. Za sada u uporabi ostaje registracija putem NFC naljepnice, koja zbog ograničenja po pitanju vrsta telefona, nije dovoljno prilagođena.

Kada se zaposlenici već naviknu na registriranje radnog vremena, pokazuje se kako su gore navedene i opisane metode jednostavnije i brže. Ovakva rješenja tvrtki omogućuju transparentne i realne informacije o količini radnog vremena zaposlenika, što je ujedno i osnova za obračun plaće, optimiziranje troškova rada i izvještaj u slučaju dolaska inspektora rada.

Ako iz bilo kojeg razloga niste opremljeni elektronskom evidencijom radnog vremena, kontaktirajte nas ili pogledajte ponuđeno All Hours rješenje.

Kako smanjiti apsentizam na radnom mjestu?

Vrijeme je jedino što se u poduzeću ne može zamijeniti; svaki gubitak vremena je konačan. Ne može ga se kupiti na burzi, pohraniti ili povećati, što ga čini dragocjenim resursom.

Većina poslodavaca prepoznala je apsentizam kao aktualan i opći problem povezan s nezadovoljstvom zaposlenika radnim mjestom. U teoriji i praksi oblikovale su se različite metode praćenja izostanaka zaposlenika te različite mjere i strategije upravljanja istim. Posljednjih godina provodili smo ankete među hrvatskim i slovenskim poslodavcima te tako saznali kako oni prate apsentizam i koje su se mjere pokazale najuspješnijima.

Mjere koje poslodavci najviše upotrebljavaju većinom su represivne prirode, poput kažnjavanja nepoželjnih odsutnosti. Rijetki poslodavci, i to samo u iznimnim slučajevima, koriste lakše mjere, poput nagrađivanja prisutnosti.

Među najučinkovitije mjere 33% poslodavaca uvrstilo je redovito praćenje kršenja radnog vremena i razgovor sa zaposlenima pri povratku na posao. Više o rezultatima istraživanja pročitajte u dokumentu.

U svakom slučaju, u anketi dotaknuta problematika apsentizma jedno je od onih područja u kojima i teorija i praksa još uvijek imaju puno posla. Bez sumnje, tu nepoželjnu pojavu bit će potrebno rješavati gledajući širu sliku, interdisciplinarno i na taj način prijeći preko trenutne dvodimenzionalne slike postojećeg antagonizma poslodavac – zaposlenik.

Je li detaljna evidencija radnoga vremena nužno potrebna?

Rekli bi mnogi, pa to je samo za dolazak i odlazak. Međutim, poslodavac mora pri raspodjeli radnog vremena uzeti u obzir široki spektar pravila i ograničenja. Tako se, unatoč jednostavnoj definiciji radnog vremena, u praksi i teoriji stvaraju različita stajališta prema tome što je učinkovito radno vrijeme.

Radno je vrijeme bitan element radnog vremena, važan za zaposlenika i poslodavca. Pravo i dužnost poslodavca je da se pobrine za pravilno vođenje evidencije. Međutim, evidentiranje nije zaključeno samo s podacima o dolascima i odlascima.

Pravilno vođenje evidencije i pravilno raspoređivanje vremena već je pri manjem broju zaposlenih velik izazov za poslodavca i kadrovsku službu. Unatoč tome potrebno je poštivati sve specifičnosti posla:

• skraćeno radno vrijeme,
• prekovremeni rad,
• rad kod kuće,
•  zakonska zaštita određenih kategorija zaposlenika,
• noćni rad,
• propisani različiti odmori, pauze i godišnji odmor.

Više o izazovima i rješenjima u području upravljanja radnim vremenom možete pročitati na sljedećem linku.

Za bilo kakve pogreške predviđene su sankcije koje poslodavcu predstavljaju dodatni trošak. Kao pomoć poslodavcu postoji uporaba suvremenih rješenja koja osim elektroničkog vođenja radnog vremena omogućuju uključivanje zaposlenika u pregled radnog vremena.

Moj odgovor na naslovno pitanje je: DA. Točna evidencija radnog vremena i automatizirani procesi upravljanja radnim vremenom mogu uvelike smanjiti troškove administracije. Pojednostavljenjem određenih procesa tvrtke se lako mogu koncentrirati na svoje primarne djelatnosti.

Povećan broj posjeta inspektora zbog kršenja evidencije radnog vremena

Napeta gospodarska situacija dovodi do sve brojnijih kršenja Zakona o radu, a time i više podnošenja prijava u Inspektoratu rada. Na temelju prijave inspektori obavljaju nenajavljene inspekcije u poslovnim prostorima te razgovaraju s poslodavcem i zaposlenicima odjela ljudskih resursa. Često je predmet tužbe vezan uz kršenje radničkih prava poput neplaćanja naknade zaposlenima i prekršaja vezanih uz radno vrijeme. Upravo iz tog razloga inspektori pregledavaju dokumentaciju s posebnom pažnjom usmjerenom na evidenciju radnog vremena. Kako biste izbjegli ovaj problem, molimo Vas da odgovorite na sedam temeljnih pitanja:

1.       Vodite li evidenciju o radnom vremenu?

U skladu sa Zakonom o radu poslodavac mora voditi evidenciju o radnom vremenu zaposlenika. Kolektivni ugovori preciznije definiraju zahtjeve o evidenciji radnog vremena. Ona mora uključivati broj odrađenih sati radnika te se čuva kao dokumentacija trajne vrijednosti koja se pokazuje na zahtjev nadležnog tijela.

2.       Koliko je točna Vaša evidencija?

Ako ne vodite evidenciju o dolascima i odlascima Vaših zaposlenika, imate razlog više za dublji pregled Vaših poslovnih procesa. Mnogi poslodavci (čak i nesvjesno) krše zakonske odredbe, na primjer, zakonom određene pauze ne smatraju dijelom radnog vremena. Ukoliko imate elektronski regulirane dolaske, odlaske i pauze, mnogo je manja vjerojatnost za sumnju o zlouporabi evidencije.

3.       Imate li pravilnik o radnom vremenu?

Pravilnik o radnom vremenu nije obvezan, ali se preporuča. Donošenjem ovog internog dokumenta adekvatno se regulira radno vrijeme, način njegovog evidentiranja i naplata. Time se izbjegavaju mogući nesporazumi o radnom vremenu, a inspektoru se prilikom pregleda daje pravilnik prema kojemu se ravnaju zaposlenici.

4.       Koristite li preraspodjelu radnog vremena?

Radno vrijeme može se, zbog prirode posla, preraspodijeliti tako da u jednom razdoblju traje duže, a u drugom razdoblju kraće, uz uvjet da prosječno radno vrijeme nije duže od punog radnog vremena. Preraspodjela radnog vremena zakonom je ograničena na tjednoj i godišnjoj razini. Kolektivni ugovori i interne regulacije mogu dodatno definirati uvjete preraspodjele koji se također moraju uzeti u obzir. Ručno praćenje i osiguravanje poštivanja svih ograničenja može biti prilično rastrošan rad koji se elektroničkom organizacijom radnog vremena zaposlenika pojednostavljuje.

5.       Kakve pauze imate tijekom radnog vremena?

Zaposlenici imaju pravo na razmjerni dio odmora u odnosu na puno radno vrijeme. Prilikom inspekcije od Vas se može zatražiti dokaz da su zaposlenici imali pravo na odmor. Najjednostavniji je način za dokazati isto postojanje pravilnika o radnom vremenu u kojemu je definirana pauza te bilježenje odmora u sustavu vođenja evidencije radnog vremena.

6.       Kako se određuje, evidentira i obračunava prekovremeni rad?

Prekovremeni rad mora se, u pravilu, odrediti unaprijed i pismeno, iznimno usmeno ako će postojati i pismena odredba do kraja istog tjedna. Za prekovremeni rad definirane su tjedne, mjesečne i godišnje granice na koje se mora obratiti pozornost prilikom evidentiranja i isplate.

7.       Plaćate li prekovremeni rad?

Prekovremeni rad može biti plaćen ili se u dogovoru sa zaposlenicima definirati kao višak odrađenih sati koji se zaposleniku očituje u obliku slobodnih sati. Važno je da se prilikom izračuna plaće i radnog vremena pravilno definiraju sati koji će biti isplaćeni i sati koji će se koristiti kao slobodno vrijeme.